Organizzare un evento indimenticabile: 5 consigli pratici

Organizzare e realizzare un evento non è per nulla una cosa semplice, ancora di meno se lo si vuole rendere perfetto ed indimenticabile. Ma, di preciso quali sono le mansioni dell’Event Planner? Come si fa ad organizzare un evento unico e perfetto?
Vediamo insieme quali sono i 5 consigli pratici che assicureranno un’ottima riuscita del tuo evento.

Lo scopo

La prima cosa a cui devi pensare è lo scopo che avrà il tuo evento, ovvero quale obiettivo ti sei prefissato di raggiungere. I motivi per cui organizzare un evento possono essere molteplici: raccogliere fondi, promuovere un nuovo prodotto, ottenere una visibilità mediatica, celebrare una ricorrenza, favorire una causa di beneficenza. Qualunque sia lo scopo del tuo evento, tienilo sempre a mente.

Il Target

Questo fattore è fondamentale, devi avere ben chiaro chi saranno gli ospiti che parteciperanno al tuo evento.
Quali tipi di persone vorresti partecipassero? Ragazzi? Una categoria precisa di lavoratori? Famiglie?
In base al target di riferimento puoi impostare il tuo evento in modo tale che gli ospiti si sentano appagati e a proprio agio. Ad esempio: se il tuo target comprende persone molto sofisticate anche la sala e il buffet devono esserlo; se invece ospiterai delle famiglie sarebbe utile che allestissi una parte della sala o della location per intrattenere i bambini.
Impostare l’evento in base al target dei tuoi ospiti è un aspetto molto importante e renderà il tuo evento davvero perfetto e indimenticabile.

La Location

La Location è il luogo in cui si svolgerà il tuo evento, dunque non puoi permetterti di sbagliare. Le aspettative e il grado di soddisfazione dei tuoi ospiti dipenderà anche da questo.
La scelta della location è strettamente correlata al target e allo scopo dell’evento stesso. Ad esempio: se stai organizzando un congresso hai bisogno di un luogo abbastanza ampio, che disponga di numerosi posti a sedere, un palco ecc… e potrebbe andare bene una sala meeting messa a disposizione da una struttura alberghiera; se stai organizzando una festa per celebrare un anniversario di matrimonio, un luogo romantico come una struttura in riva ad un lago sarebbe l’ideale.
Una volta individuato il posto giusto, effettua un sopralluogo per assicurarti che soddisfi alcune caratteristiche come: la posizione (sarebbe meglio se fosse semplice da raggiungere), l’ampiezza, il tipo di arredamento ecc… Pianifica in anticipo dove mettere la zona buffet, le sedie, le casse per la musica ecc… così non andrai in contro a brutte sorprese.

La Pubblicità

Per quanto tu possa impegnarti nell’ideazione, nella preparazione e nella buona riuscita del tuo evento perfetto, devi fare pubblicità altrimenti rischi che si presentino poche persone.
Potresti spedire inviti cartacei o utilizzare e-mail o Social (come Facebook) per fare pubblicità.
Se, invece, l’evento è destinato a poche persone che conosci potresti usare un semplice passaparola.

La Fine dell’evento

Una volta terminato l’evento, limitarti a ringraziare e salutare cortesemente non è molto indicato. Oltre alle solite formalità, potresti inviare una e-mail personalizzata per ringraziare ad uno ad uno chi ha partecipato; se hai assunto un fotografo, potresti inviare agli ospiti le foto dell’evento e, nel caso tu ne stessi già organizzando un altro, potresti cogliere l’occasione per pubblicizzarlo.

Conclusioni

Come abbiamo visto, organizzare un evento, per di più indimenticabile, non è affatto semplice come potrebbe sembrare, soprattutto se non lo si ha mai fatto.
Questi 5 consigli pratici per organizzare un evento perfetto e indimenticabile rappresentano delle linee guida generali che devi seguire ma tieni presente che ogni evento è unico e sarà lavorare sui dettagli a renderlo speciale e diverso dagli altri, questa è l’arma segreta perché sia davvero indimenticabile
Per questo è importante farsi assistere da professionisti del settore che sappiano come muoversi, abbiano delle convenzioni con strutture che altrimenti sarebbero inaccessibili e che sappiano applicare strategie pubblicitarie efficaci.
Per questo l’azienda Nosilence, nel settore dell’organizzazione eventi da 20 anni, offre consulenza e assistenza a tutti coloro che desiderano che il proprio evento sia unico, perfetto e indimenticabile.